P!ONE Commercial Collaboration Cloud

Modern, sachlich, selbsterklärend.

In diesem Modul stehen Browserkompatibilität, mobile Nutzung, Barrierefreiheit und vor allem Einfachheit der Bedienung für mehr Prozesseffizienz und Effizienzgewinn an erster Stelle.

Zentrale Suchfunktion, eingeblendeter Einkaufswagen, persönliche Daten, Übersicht der eigenen Bestellungen: Viele Elemente der Bedienoberfläche sind Benutzern bereits bekannt. So werden Schulungen überflüssig und Prozesse für die Kund*innen unterstützend statt erschwerend.

 Leistungsstarke Katalogfunktion

Zentrale Komponente des Portals ist die Katalogfunktion. Sie erlaubt die Suche und Navigation in den angebotenen Sortimenten. Mit der Anmeldung an das Portal wird automatisch festgelegt, welche Produkte und Preise spezifische Benutzer sehen und bestellen dürfen. Auf diese Weise können die Vertragsbedingungen zuverlässig abgebildet werden, ohne dass Benutzer das vereinbarte Rahmenwerk selbst kennen oder beachten müssen. Über eine leistungsstarke, übergreifende Suche können die passenden Produkte schrittweise selektiert werden. Produktvergleiche sind ebenso möglich wie persönliche Favoriten und zentral bereitgestellte Bestellvorlagen.

 Schnittstellenmanagement

Als Modul mit der größten Nutzerreichweite ist die Integration des Portals in andere Systeme erfolgsentscheidend. Das P!ONE Portal unterstützt daher mit dem SAP OCI Standard eine weitverbreitete Schnittstelle sowohl in die Backendsysteme der einkaufenden Unternehmen als auch in die Konfiguratoren von Partnern. Damit können Produkte und Warenkörbe sowohl von anderen Systemen übernommen als auch an diese abgegeben werden.

Das P!ONE-Modul "Order Management" bildet die zentralen Stammdaten (Aufbauorganisation, Buchhaltungsobjekte, Lieferadressen) ab, die automatisch oder manuell aktualisiert werden können. Ebenso sind hier die Freigaberichtlinien der jeweiligen Organisation regelbasiert hinterlegt.

 Flexibel & beherrschbar

Die Prozessgestaltung für die Anlage, Verarbeitung, Freigabe und Verteilung von Abfragen und Bestellungen muss für jede Teilorganisation flexibel bleiben und gleichzeitig auch in komplexeren Organisationen beherrschbar bleiben. Daher bietet das Modul P!ONE Order Management eine dreistufige Organisationshierarchie analog zur klassischen SAP-Backendstruktur und flexibel definierbare Regeln an, wie Bestellungen zu verarbeiten sind.

 Automatisch & korrekt

• Freigaberichtlinien werden flexibel über Bestellwert, Warengruppe und Organisationzuordnung definiert und automatisch in der korrekten Reihenfolge auf die jeweiligen Vorgänge angewendet.
• Angeforderte Leistungspakete werden flexibel auf die einzelnen Liefereinheiten aufgeteilt: Im Procure2Pay-Kontext werden Bedarfsanforderungen auf Lieferantenbestellungen abgebildet und im Order2Cash-Prozess wird der Bestelleingang zur internen und externen Auftragssteuerung abgebildet.

Einfach, übersichtlich, leichter Up- und Download.

Das P!ONE Supplier Management bildet als leicht zugängliches Partnerportal die einheitliche Basis zur Anbindung aller Geschäftspartner. Hier können die ausgetauschten Dokumente eingesehen, User und Berechtigungen der Partner verwaltet und zentrale Prüffunktionen festgelegt werden.

Einfachheit, Übersichtlichkeit und leichter Up- und Download von Dokumenten stehen hier im Vordergrund. Für Partner mit höheren IT-Integrationsbedarf bietet das Supplier Management stets ein "Fall-Back", um beispielsweise zum schnellen Start oder während eines temporären IT-Ausfalls beim Partner weiter zuverlässig arbeiten zu können.

Individualisiert, nachvollziehbar.

Große Unternehmen mit weitgehend digitalisierten internen Prozessen können sich direkt und individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten per EDI integrieren. Dabei sorgt P!ONE weiterhin dafür, dass die ausgetauschten Dokumente jederzeit für beide Parteinen einsehbar und für Menschen lesbar bleiben, um auch im Einzelfall die kaufmännischen Prozesse exakt nachvollziehen zu können.

Automatisiert, reibungslos.

Verschiedene Zwischenstufen und Erweiterungen wie beispielsweise der Dokumentenaustausch über das europäische Standardmedium PEPPOL oder ein gesicherter automatisierter Upload von Katalogaktualisierungen runden das Angebot ab.
Entscheidend bleibt, dass bei allen Erweiterungen im Modul Supplier Management aktive Nutzer aus dem produktiven Lieferantenstamm von über 250 Lieferanten in die Gestaltung einbezogen werden. Durch unseren persönlichen Service für alle Beteiligten haben wir stets einen direkten Draht zu den täglichen Nutzern - und nutzen diesen zur kontinuierlichen Verbesserung auch im Detail.

Damit der Beschaffungsprozess insgesamt reibungslos läuft!

Vollständige Daten komfortabel erfassen

Bestimmte Serviceleistungen, technisch komplexere Artikel oder inividualisierbare Druckerzeugnisse wie Visitenkarten oder Marketingflyer benötigen detaillierte Informationen, die sich nicht in einem Standard-Produkt-Schema mit einem Preis und einer statischen Beschreibung abbilden lassen.

Um den Anforderungen an die Datenerfassung flexibel zu begegnen, stellt das Modul P!ONE Smart Forms Erfassungsformulare bereit, die wahlweise eigenständig oder als Ergänzung zu einem Produkttemplate in den Bestellprozess integriert werden können. Dabei können nicht nur Eingabefelder, Formularlayout, Hilfetexte oder Datentypen flexibel gestaltet werden, sondern auch Datenvalidierungen und Datenmappings für die Übergabe eingegebener Daten an die weiterverarbeitenden Komponenten. Dank einer eingebauten Versionsverwaltung können Formulare dabei leicht gepflegt und den sich ändernden Erfordernissen angepasst werden.

Der P!ONE Hub sorgt für die Anbindung interner und externer IT-Systeme mit dem Ziel der vollständig automatisierten Prozessintegration. Neben diesen administrativen Zwecken dient er vor allem der technischen Überwachung der automatisierten Abläufe, um auch bei optimaler Prozessautomatisierung zuverlässigen und vollständigen Einblick in die Kommunikation der IT-Systeme zu behalten.

Die besondere Leistung des Hub ist die Flexibilität in unterstützten Datenformaten und Austauschprotokollen. Dadurch können die angeschlossenen Unternehmen aus Sicht ihrer IT stets mit genau einer festgelegten Schnittstelle zwischen P!ONE und ihrer internen IT arbeiten, während für die Anbindung der IT ihrer Geschäftspartner eine Vielzahl von Formaten und Protokollen offensteht. Zwar ist es auch hier ratsam, nicht unnötig hohe Komplexitäten aufzubauen, da bei Formatkonvertierungen im Detail schnell Inkompatibilitäten oder Versionskonflikte auftreten können - trotzdem ist es wichtig, eine solide technische Basis für die flexible, schnelle Anbindung neuer Systeme zu haben, ohne die Planung der eigenen IT wie auch der des Geschäftspartners zu behindern.

Zuverlässige Prozessautomatisierung benötigt eine verlässliche Stammdatenbasis. Speziell für Bestell- und Abrufprozesse sind vereinbarte Leistungsverzeichnisse und Produktsortimente eine wichtige Basis, um schnell, detailliert und eindeutig die zu erbringenden Leistungen zu benennen und anschließend verarbeiten zu können.

Ordnung & Qualität.

Das P!ONE Modul Catalog Management und der darauf aufbauende P!ONE Catalog Service sorgen für Ordnung und hohe Qualität in den Produktdaten. Kaufmännische, technische und erläuternde Daten inkl. Bilder und Anhängen werden strukturiert zusammengeführt, geprüft, aufbereitet und versioniert bereitgestellt. Dabei haben unterschiedliche Produktgruppen unterschiedliche Anforderungen, die individuell berücksichtigt werden können. So sind technisch komplexe Artikel oft mit detaillierten Merkmalen zur besseren Vergleichbarkeit versehen, Baukastensysteme besitzen zahlreiche Verweise oder innovative Produkte erfordern häufige Aktualisierung der Leistungs- und Preisdaten.

Zeitgenau & fehlerfrei.

Im Catalog Management findet auch das wichtige Sortimentsmanagement statt, denn für die breite Masse der Benutzer in der Fläche muss der eigentliche Such- und Bestellprozess so leicht wie möglich gestaltet werden. Das kann so unterschiedliche Strategien wie Standard- und Exklusivsortiment, Vollsortiment, Sicherheitssortiment, Randsortiment oder Konkurrenzsortiment beinhalten. Entscheidend ist, im Hintergrund stets die Übersicht zu behalten und passend zu den vertraglich fixierten und praktisch verfügbaren Rahmenbedingungen zur richtigen Zeit die richtigen Produkte für die richtigen Personen fehlerfrei verfügbar zu machen.

Geschäftsdokumente selbstlernend einlesen

Unser Erweiterungsmodul P!ONE Text Analysis nutzt die Möglichkeite des hauseigenen AI-Frameworks Semasuite. Es bietet eine umfangreiche Lösung, wenn Dokumente unter Geschäftspartnern als nicht maschinenlesbare Dateien versendet werden oder diverse Austauschformate, welche die Endeutigkeit der festgelegten Zuordnung der Werte von beispielsweise Rechnungsnummern oder referenzierten Bestellnummern sicherstellen, aufgrund unterschiedlicher IT-Systeme zwischen den Partnern nicht genutzt werden können.

Dabei kann das menschliche Leseverhalten von Dokumenten simuliert werden - etwa, dass sich Bankverbindungsdaten im Fuß eines Briefes befinden und ein einheitliches Textmuster ergeben, dass sich die Rechnungsnummer in den Kopfdaten befindet oder die Einzelpositionen in Tabellen strukturiert sind. Diese Regeln dienen der AI dabei nur als Startpunkt, denn sie ist lernfähig und kann ihre "Lesefähigkeit" erhöhen, wenn sie passendes Feedback - sprich Training - bekommt. Auf diese Weise kann eine größere Anzahl Geschäftsdokumente aus verschiedensten Quellen angeschlossen und maschinell prozessierbar gemacht werden. Dabei wurde die Texterkennung bereits speziell für die relevanten Dokumententypen im Bestellprozess optimiert und trainiert. Das ist wichtig, denn nur bei einer sehr hohen Genauigkeit von über 95% können die nachfolgenden Prozessautomatisierungen ihren Nutzen voll ausspielen.