Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation
Robotic Process Automation (RPA) ist ein wichtiges Zukunftsthema. Kein Wunder, denn Softwareroboter arbeiten im 24/7-Betrieb, machen keine Fehler durch Ermüdung oder Nachlässigkeit und punkten durch eine zuverlässige Ausführung aller Arbeitsschritte. Die Folge: Fehler werden reduziert, Ressourcen freigesetzt und Wettbewerbsvorteile gesichert! Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Softwareroboter regelmäßig anfallende und regelbasierte Aufgaben für Sie übernehmen können? Dann laden Sie sich unseren User Guide über den Mehrwert von RPA im Finanzbereich herunter – Sie erhalten eine detaillierte Anleitung für Ihr Handeln!
Was ist RPA? - Definition
Die Abkürzung RPA steht für ROBOTIC PROCESS AUTOMATION, also eine Prozessautomatisierung mit einem Softwareroboter, kurz Bot genannt. Es handelt sich um eine flexible Technologie, die bisher unerschlossenes Automatisierungspotenzial hebt. Insbesondere einfache Arbeitsschritte, die regelmäßig anfallen und große Datenmengen betreffen, können von einem Softwareroboter übernommen werden.
Als eine Form der Prozessautomatisierung kann RPA unter anderem auch automatisch auf Schlüsselereignisse reagieren – etwa auf das Eintreffen einer E-Mail oder auf die Speicherung bestimmter Daten.
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung zielt darauf ab, ausgewählte Geschäftsprozesse durch digitales Automatisieren im Front- bzw. Backoffice zu steuern bzw. zu erledigen. Dazu zählen beispielsweise Abfragen, Berichterstellungen, Berechnungen, die Erstellung bzw. die Aktualisierung von ganzen Datensätzen oder auch das automatisierte Ausfüllen von Formularen oder Tabellen.
Derartige Arbeitsaufgaben werden von Mitarbeiter*innen oft noch per Hand – und oftmals per Copy-Paste-Funktion übernommen. Dieser sich beständig wiederholende und monotone Aufwand lässt sich via RPA reduzieren. Zugleich steigt die Produktivität und die Fehlerquote sinkt.
RPA-Lösungen lassen sich auch mit verschiedenen Verfahren aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) verknüpfen. Diese erweitern das Automatisierungspotential um ein Vielfaches: sie automatisieren Wertschöpfungsprozesse, unterstützende Prozesse und Management-Prozesse. Man spricht von Hyperautomation, einem Framework für die Beschleunigung von Workflows und Prozessketten.
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Was ist Business Process Management (BPM)?
Im Rahmen von RPA-Lösungen ist auch häufig von Business Process Management (kurz: BPM) die Rede. Dieses beschäftigt sich mit den folgenden Aufgaben:
- Geschäftsprozess von Beginn bis Ende optimieren
- Hierfür zunächst Analyse des Prozesses
- Anschließend Überwachung & Weiterentwicklung
Damit Unternehmen ein bestimmtes Ziel erreichen können, erfasst das BPM die verschiedenen Aktivitäten, die das Unternehmen dabei unterstützen, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Teil des verbesserten Prozesses sind bei RPA-Lösungen sogenannte Software Robotics, deren Arbeit überwacht und kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Was sind Software Robotics?
Software Robotics sind keine physischen Maschinen oder Roboter. Vielmehr handelt es sich um digitale Softwarelösungen, die auch als RPA Bots oder RPA Tools bezeichnet werden. Sie unterstützen Mitarbeitende, indem sie nicht nur schnell, sondern vor allem auch so gut wie fehlerfrei arbeiten.
Aufwändige Routineaufgaben mit großen Datenmengen werden von Softwarerobotern ohne Fehler wie Zahlendreher oder falsch abgelesene Daten ausgeführt – das macht sie zu geschätzten Kolleg*innen. Einerseits übernehmen sie die ungeliebten Routineaufgaben, andererseits kann man sich nahezu vollständig auf ihre Arbeit verlassen. Eine 100-prozentige Prozessqualität ist durchaus erreichbar.
Welche Vorteile bietet RPA?
Ausgewählte RPA-Vorteile im Überblick
- Prozessqualität durch Fehlerreduktion
- Kostenreduktion
- Mehr Effizienz, mehr Produktivität
- Freisetzung von Ressourcen
- Entlastung von Mitarbeitenden von Routineaufgaben
Softwareroboter ersetzen bei ihren Aufgaben den menschlichen Bediener von Geschäftsanwendungen. Die RPA Bots bzw. Softwarelösungen agieren dabei auf der Benutzeroberfläche oder an den Benutzerschnittstellen und laufen ausschließlich entsprechend der für den jeweiligen Prozess konzipierten Skripte. Insofern ahmen sie die Arbeitsschritte der Mitarbeitenden nach und erledigen deren Aufgaben.
Der RPA-Arbeitsprozess wird über Computerpfade und verschiedene Datenspeicher geleitet und abgebildet, sodass der Bot diesen Pfaden routinemäßig folgen kann. Durch diese Nachahmungsprozesse entfällt in der Regel auch das komplexe und teure Programmieren einer API-Schnittstelle.
Wie funktioniert Software-Automatisierung?
Die Software-Automatisierung bringt Robotern bei, regelbasierte Tätigkeiten automatisiert durchzuführen. Um den Softwareroboter zu implementieren oder zu verwalten, ist weder ein Eingreifen ins Backend noch eine Veränderung der Kernsysteme notwendig. RPA ermöglicht eine Ausführung aller Funktionen durch eine grafische Benutzeroberfläche. Dabei geht der Roboter genauso vor wie der menschliche Anwender.
Müssen beispielsweise verschiedene Rechnungen, Lieferscheine und Angebote geprüft werden, kann ein Bot diese Aufgabe übernehmen. Er geht wie folgt vor:
- Roboter liest die Lieferscheine und Angebote aus.
- Roboter verarbeitet die ermittelten Informationen und gleicht die Dokumente ab.
- Roboter schreibt Rechnungen.
- Roboter interagiert mit Anwendungen
Der Softwareroboter führt in diesem Beispiel einen automatisierten Abgleich zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung durch. Er liest Informationen aus und passt Lieferdokumente an. Auf dieser Grundlage erstellt er Rechnungen – fehlerfrei und deutlich schneller als menschliche Bearbeiter.
Warum sollten Unternehmen RPA nutzen?
RPA arbeitet schnell, fehlerminimiert und 24/7. Durch den Wegfall von „Konzentrationsfehlern“ erhöht sich die Qualität der Prozesse und Folgekosten lassen sich reduzieren. Dank der freien Ressourcen sind Investitionen in andere Bereiche möglich, wodurch wiederum der Wettbewerbsvorteil steigt.
Welche Faktoren sind für den Erfolg von RPA wichtig?
- Einfache Implementation im vorhandenen Technologie-Stack
- Einfache Integration über die Benutzerschnittstelle in andere Anwendungen
- Einfache Konfiguration mit einfachen Drag-and Drop-Schnittstellen und visuellen Workflows
- Hohe Bearbeitungsgeschwindigkeit durch automatisierte Prozesse
- Sinkende Kosten dank weniger benötigter personeller und technischer Ressourcen
- Prozessqualität durch fehlerfrei arbeitende Softwareroboter
- Prozesssicherheit dank genauer Einhaltung der Compliance-Regeln, wodurch sich auch Zertifizierungen, Audits oder Antworten auf Behördenanfragen vereinfachen.
- Amortisation durch die einfache und schnelle Implementation der Softwareroboter
- Mitarbeiterzufriedenheit dank Auslagerung von monotonen Aufgaben an Bots Kundenzufriedenheit durch schnellere Rückmeldungen
Wo kann man RPA einsetzen?
Nicht jeder Geschäftsprozess bzw. Geschäftsbereich ist grundsätzlich für RPA geeignet. Dennoch existieren eine Vielzahl von Aufgaben, bei denen RPA zur Anwendung kommen kann.
Wer kann RPA nutzen?
RPA können überall dort zum Einsatz kommen, wo digitale Prozesse laufen und digitale Daten verarbeitet werden müssen. Dabei können RPA branchenübergreifend zur Anwendung kommen, wobei sicherlich spezielle Geschäftsprozesse beispielsweise im Rechnungswesen prädestiniert für RPA sind.
Anhand verschiedener Kriterien lässt sich schnell prüfen, inwieweit RPA für Ihr Unternehmen infrage kommt. Wenn Sie die folgenden Fragen mit „ja“ beantworten, sollten Sie über den Einsatz von Softwarerobotern nachdenken:
- Wird der Arbeitsprozess sehr häufig durchgeführt?
- Erfolgt die Prozessabarbeitung nach einem definierten Regelwerk?
- Gibt es wenige Ausnahmeraten bzw. „Wenn-dann-Regeln“?
- Sind die zu bedienenden IT-Systeme und Prozesse stabil?
- Liegt der Dateninput in elektronischem Format vor?
- Ist der Prozess wenig komplex?
Welche Prozesse können mit RPA automatisiert werden?
RPA kann sowohl einfachere wie auch komplexere Aufgaben übernehmen. Von der automatisierten Vorlagenausfüllung bis zu anspruchsvolleren Abrechnungen oder Genehmigungsverfahren. Welche Tätigkeiten sind für die Automatisierung geeignet? Einige typische Arbeiten für Softwareroboter sind beispielsweise:
- Daten aus Anwendungen vergleichen
- Daten zwischen Anwendungen übertragen
- Formulare ausfüllen
- Stammdaten pflegen
- Excel-Listen aus unterschiedlichen Quellen zusammenstellen
- Präsentationsvorlagen mit Daten befüllen
- und vieles mehr
Wo liegen die Anwendungsbereiche von RPA?
RPA eignet sich vor allem für die folgenden Unternehmensbereiche:
- Finanzen
- Einkauf
- HR
- IT
- Produktion
Häufig übernehmen die Softwareroboter wichtige Teilprozesse, bei denen Daten von einem System in ein anderes System transferiert werden müssen, ohne dass eine saubere technische Schnittstelle existiert.
Wo wird RPA bereits genutzt?
RPA hat vielfältige Anwendungsbereiche im Personal- und Zeitmanagement, im Krankenhausmanagement, im Rechnungswesen, bei Versicherungen und bei Finanzdienstleistungen. Auch im Call Center oder in der Logistik kommen RPA-Lösungen zum Einsatz, um Tätigkeiten mit sehr hohem Zeitaufwand zuverlässig zu automatisieren.
In einem Use Case der T-Systems konnten in einem solchen RPA-Projekt im Finanzbereich jeden Monat 175 Arbeitsstunden eingespart werden. Die Bearbeitung erfolgt inzwischen dank RPA doppelt so schnell wie zuvor und nahezu 100 % fehlerfrei.
Wie war die Ausgangssituation des Use Cases? Für Kund*innen aus China mussten aufgrund einer strengen Gesetzeslage fehlerfreie Debitorenrechnungen erstellt werden. Dies ging mit einem hohen Zeitaufwand für die Bearbeitenden einher. Daher entschied sich das Unternehmen für die Einführung einer RPA-Lösung mit der Semasuite®, welche Daten automatisiert zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung abgleicht und fehlerfreie Rechnungen erstellt.
Mehr Use Cases sowie eine Live-Demo zu RPA mit der Semasuite® finden Sie in diesem Online-Seminar: „Wettbewerbsvorsprung mit Robotic Process Automation“.
Wie können Unternehmen in die Prozessautomatisierung einsteigen?
Ist RPA die Lösung zur Optimierung von (Teil-)Prozessen in Ihrem Unternehmen? Dieser Frage gehen Sie am besten in einem Workshop auf den Grund. In einem Workshop werden die Anforderungen und mögliche Lösungsvarianten erarbeitet, auf deren Grundlage eine Technologie sowie ein Anbieter ausgewählt werden können. Es geht auch darum, RPA-geeignete Prozesse zu ermitteln und die geeigneten Mittel und Methoden zur Prozessdokumentation zu bestimmen.
Einen einfachen Start bietet die Telekom MMS mit dem Proof of Concept als Grundlage für den RPA-Betrieb. Darüber hinaus bieten wir fachliche Unterstützung und Support für eine kundeneigene RPA-Plattform.
Wie integriere ich RPA in meine bestehenden Prozesse?
Zur eigentlichen Implementierung und Einführung der RPA-Lösung gehören die Beschaffung von Lizenzen, der Aufbau der RPA-Plattform sowie Schulungen und Trainings für Mitarbeiter*innen. Als Alternative zur eigenen Plattform besteht auch die Möglichkeit, einen Cloud Robot bzw. Robot-as-a-Service zu nutzen. Das ist ein zentraler Server zum Managen der RPA-Lösung.
Bringen Sie mit der Implementierung von RPA Ihr Unternehmen voran, indem Sie mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite (Teil-)Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren. Auf diese Weise erhöhen Sie die Prozessqualität, setzen Ressourcen frei und sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile!
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