Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation
Stellen Sie sich vor: Sie müssen 1000 verschiedene Rechnungen, Lieferscheine und Angebote prüfen. Jeden Monat.
Alle diese PDFs händisch auf Unstimmigkeiten hin zu überprüfen benötigt einiges an Zeit und viele Mitarbeiter. Wie wäre es stattdessen, wenn dieser Check von einem Roboter übernommen werden könnte, der die Daten automatisch für Sie abgleicht?
Mit Robotic Process Automation (kurz: RPA) können Sie solche sich wiederholenden Aufgaben an einen Roboter abgeben und profitieren von mehr Zeit, mehr Wachstum und mehr Qualität.
Robotic Process Automation ist ein wichtiges Zukunftsthema. Kein Wunder, denn Softwareroboter arbeiten im 24/7-Betrieb, machen keine Fehler durch Ermüdung oder Nachlässigkeit und punkten durch eine zuverlässige Ausführung aller Arbeitsschritte.
Wir zeigen Ihnen, wie RPA funktioniert und wo Sie die Technologie sinnvoll einsetzen können.
Was ist RPA? - Definition
Prozessautomatisierung zielt darauf ab, ausgewählte Geschäftsprozesse durch digitales Automatisieren im Front- bzw. Backoffice zu steuern bzw. zu erledigen. Dazu zählen beispielsweise Abfragen, Berichterstellungen, Berechnungen, die Erstellung bzw. die Aktualisierung von ganzen Datensätzen oder auch das automatisierte Ausfüllen von Formularen oder Tabellen.
Die Abkürzung RPA steht für Robotic Process Automation, also eine Prozessautomatisierung mit einem Softwareroboter, kurz Bot genannt. Es handelt sich um eine flexible Technologie, die bisher unerschlossenes Automatisierungspotenzial hebt.
Bei der Robotic Process Automation wird das menschliche Arbeiten von einem Roboter nachgeahmt. Der Softwareroboter erlernt Tätigkeiten, die in der Regel diese Charakteristika haben:
- zeitintensiv
- repetitiv
- fehleranfällig
- vorher manuell von Menschen durchgeführt
Insbesondere einfache Arbeitsschritte, die regelmäßig anfallen und große Datenmengen betreffen, können von einem Softwareroboter übernommen werden.
Die Robotic Process Automation bringt Robotern bei, diese Tätigkeiten automatisiert durchzuführen. Der große Vorteil ist, dass für die Implementierung und Verwaltung des Roboters weder ein Eingreifen ins Backend noch eine Veränderung der Kernsysteme notwendig ist. Alle Funktionen werden durch eine grafische Benutzeroberfläche ausgeführt. Im Grunde arbeiten die Roboter genauso wie der Mensch – nur schneller und nahezu fehlerfrei.
Als eine Form der Prozessautomatisierung kann RPA unter anderem auch automatisch auf Schlüsselereignisse reagieren – etwa auf das Eintreffen einer E-Mail oder auf die Speicherung bestimmter Daten.
RPA-Lösungen lassen sich auch mit verschiedenen Verfahren aus dem Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) verknüpfen. Diese erweitern das Automatisierungspotential um ein Vielfaches: sie automatisieren Wertschöpfungsprozesse, unterstützende Prozesse und Management-Prozesse. Man spricht von Hyperautomation, einem Framework für die Beschleunigung von Workflows und Prozessketten.
Welche Vorteile bietet RPA?
Mehr Zeit: Wie Robotics Ihre Mitarbeiter entlasten können
Stupide Arbeiten eignen sich hervorragend, um von einem Roboter übernommen zu werden. RPA ahmt die Arbeitsweise der Menschen nach, arbeitet extrem schnell und vor allem rund um die Uhr. Auf diese Weise wird viel Arbeitszeit eingespart. Auch die Durchlaufzeiten können reduziert werden.
Wer sich für den RPA-Einsatz entscheidet, kann seinen Roboter bereits in kurzer Zeit integrieren und sehr schnell von ersten Ergebnissen profitieren.
Mehr Qualität: Roboter arbeiten nahezu fehlerfrei
Menschen machen Fehler, insbesondere bei sich wiederholenden, stupiden Aufgaben, da die Konzentration bei solchen Aufgaben mit der Zeit deutlich nachlässt. Schnell schleichen sich Copy-Paste-Fehler ein oder Details werden übersehen. Mit RPA können Fehler um 90-100 % reduziert werden und Sie erhalten eine extrem hohe Qualität der Ergebnisse.
Mehr Wachstum: Wie Mitarbeiter und intelligent RPA effektiv zusammenarbeiten
Die Verlässlichkeit in Bezug auf die Qualität der Ergebnisse führt am Ende auch zu einer Reduzierung von Folgekosten, die durch menschliche Fehler entstehen würden. Hinzu kommt, dass durch die kurzen Arbeitszeiten und reduzierten Durchlaufzeiten RPA zusätzlich für eine Kosteneinsparung sorgt. Diese wiederum lässt neue Investitionsspielräume und wirtschaftliches Wachstum zu.
Die freigesetzten Ressourcen können gewinnbringend in andere Tätigkeiten investiert werden, wie z. B. in die Produktentwicklung oder in den Kundenservice.
Softwareroboter ersetzen bei ihren Aufgaben den menschlichen Bediener von Geschäftsanwendungen. Die RPA Bots bzw. Softwarelösungen agieren dabei auf der Benutzeroberfläche oder an den Benutzerschnittstellen und laufen ausschließlich entsprechend der für den jeweiligen Prozess konzipierten Skripte. Insofern ahmen sie die Arbeitsschritte der Mitarbeitenden nach und erledigen deren Aufgaben.
Der RPA-Arbeitsprozess wird über Computerpfade und verschiedene Datenspeicher geleitet und abgebildet, sodass der Bot diesen Pfaden routinemäßig folgen kann. Durch diese Nachahmungsprozesse entfällt in der Regel auch das komplexe und teure Programmieren einer API-Schnittstelle.
Die Software-Automatisierung bringt Robotern bei, regelbasierte Tätigkeiten automatisiert durchzuführen. Um den Softwareroboter zu implementieren oder zu verwalten, ist weder ein Eingreifen ins Backend noch eine Veränderung der Kernsysteme notwendig. RPA ermöglicht eine Ausführung aller Funktionen durch eine grafische Benutzeroberfläche. Dabei geht der Roboter genauso vor wie der menschliche Anwender.
Müssen beispielsweise verschiedene Rechnungen, Lieferscheine und Angebote geprüft werden, kann ein Bot diese Aufgabe übernehmen. Er geht wie folgt vor:
- Roboter liest die Lieferscheine und Angebote aus.
- Roboter verarbeitet die ermittelten Informationen und gleicht die Dokumente ab.
- Roboter schreibt Rechnungen.
- Roboter interagiert mit Anwendungen
Der Softwareroboter führt in diesem Beispiel einen automatisierten Abgleich zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung durch. Er liest Informationen aus und passt Lieferdokumente an. Auf dieser Grundlage erstellt er Rechnungen – fehlerfrei und deutlich schneller als menschliche Bearbeiter.
Wo kann man RPA einsetzen?
Nicht jeder Geschäftsprozess bzw. Geschäftsbereich ist grundsätzlich für RPA geeignet. Dennoch existieren eine Vielzahl von Aufgaben, bei denen RPA zur Anwendung kommen kann.
RPA können überall dort zum Einsatz kommen, wo digitale Prozesse laufen und digitale Daten verarbeitet werden müssen. Dabei können RPA branchenübergreifend zur Anwendung kommen, wobei sicherlich spezielle Geschäftsprozesse, beispielsweise im Rechnungswesen, prädestiniert für RPA sind.
RPA eignet sich vor allem für die folgenden Unternehmensbereiche:
- Finanzen
- Einkauf
- HR
- IT
- Produktion
Häufig übernehmen die Softwareroboter wichtige Teilprozesse, bei denen Daten von einem System in ein anderes System transferiert werden müssen, ohne dass eine saubere technische Schnittstelle existiert.
Anhand verschiedener Kriterien lässt sich schnell prüfen, inwieweit RPA für Ihr Unternehmen infrage kommt.
Wenn Sie die folgenden Fragen mit „ja“ beantworten, sollten Sie über den Einsatz von Softwarerobotern nachdenken:
- Wird der Arbeitsprozess sehr häufig durchgeführt?
- Erfolgt die Prozessabarbeitung nach einem definierten Regelwerk?
- Gibt es wenige Ausnahmeraten bzw. „Wenn-dann-Regeln“?
- Sind die zu bedienenden IT-Systeme und Prozesse stabil?
- Liegt der Dateninput in elektronischem Format vor?
- Ist der Prozess wenig komplex?
Welche Prozesse können mit RPA automatisiert werden?
RPA kann sowohl einfachere wie auch komplexere Aufgaben übernehmen. Von der automatisierten Vorlagenausfüllung bis zu anspruchsvolleren Abrechnungen oder Genehmigungsverfahren. Welche Tätigkeiten sind für die Automatisierung geeignet? Einige typische Arbeiten für Softwareroboter sind beispielsweise:
- Daten aus Anwendungen vergleichen
- Daten zwischen Anwendungen übertragen
- Formulare ausfüllen
- Stammdaten pflegen
- Excel-Listen aus unterschiedlichen Quellen zusammenstellen
- Präsentationsvorlagen mit Daten befüllen
- und vieles mehr
KI-Lösung Semasuite - KI-gestützte Textanalyse Datenextraktion als Grundlage für die robotische Prozessautomatisierung einsetzen
Schauen wir uns Semasuite als eine Lösung zur Datenextraktion genauer an. Semasuite eignet sich für die Verarbeitung natürlich-sprachlicher Texte für den Einsatz bei Prozessautomatisierungen und für die Analyse historischer Daten. Darüber hinaus sind Automatisierung und Pseudonymisierung möglich. Sie bilden die Grundlage für die robotergestützte Prozessautomatisierung.
Semasuite umfasst mehr als 60 standardisierte und konfigurierbare Textanalysekomponenten und bietet einen Vorabcheck, der überprüft, welche Prozesse RPA-geeignet sind. Nach der Umsetzung eines RPA-Projektes gibt Semasuite detaillierte Einblicke für Nutzer. Sie bekommen z. B. dargestellt, wie effizient der Roboter arbeitet oder wie lange die Prozesse dauern.
Fähigkeit 1: Erkennung von strukturierten Daten
Semasuite erkennt strukturierte Daten (z. B. Namen, Tabellen, Abkürzungen, E-Mail-Adressen, Kundennummern, Bankleitzahlen etc.), auch wenn sich Rechnungen in ihrem Layout unterscheiden.
Fähigkeit 2: Umgang mit Dokumenttypen
Dank präziser Dokumentenerkennung & -segmentierung erfasst Semasuite, ob das vorliegende Dokument eine Rechnung oder ein Lieferschein ist. Der Roboter erfasst zudem zusammengehörige Dokumente und kann diese segmentieren.
Fähigkeit 3: Interpretation der Daten
Semasuite übernimmt nach der Erkennung der strukturierten Daten und der Dokumententypen eine Dokumentenklassifizierung und extrahiert die Daten.
User Guide RPA im Rechnungswesen
Erfahren Sie wie Robotics Process Automation (RPA) die Arbeit in Ihrer Finanzabteilung zeit- und kosteneffizienter macht.
Zum User Guide
Wo wird RPA bereits genutzt?
RPA hat vielfältige Anwendungsbereiche im Personal- und Zeitmanagement, im Krankenhausmanagement, im Rechnungswesen, bei Versicherungen und bei Finanzdienstleistungen. Auch im Call Center oder in der Logistik kommen RPA-Lösungen zum Einsatz, um Tätigkeiten mit sehr hohem Zeitaufwand zuverlässig zu automatisieren.
RPA im Bereich Finanzen
In einem Use Case der T-Systems konnten in einem solchen RPA-Projekt im Finanzbereich jeden Monat 175 Arbeitsstunden eingespart werden. Die Bearbeitung erfolgt inzwischen dank RPA doppelt so schnell wie zuvor und nahezu 100 % fehlerfrei.
Wie war die Ausgangssituation des Use Cases? Für Kund*innen aus China mussten aufgrund einer strengen Gesetzeslage fehlerfreie Debitorenrechnungen erstellt werden. Dies ging mit einem hohen Zeitaufwand für die Bearbeitenden einher. Daher entschied sich das Unternehmen für die Einführung einer RPA-Lösung mit der Semasuite, welche Daten automatisiert zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung abgleicht und fehlerfreie Rechnungen erstellt.
Mehr Use Cases sowie eine Live-Demo zu RPA mit der Semasuite finden Sie in diesem Online-Seminar: „Wettbewerbsvorsprung mit Robotic Process Automation“.
RPA im Bereich Einkauf
In einem anderen Anwendungsfall konnte Telekom MMS ein Unternehmen im Bereich Einkauf mit einer RPA-Lösung unterstützen. Das Unternehmen musste die Mehrwertsteuerangaben auf Rechnungen aus verschiedenen Ländern manuell prüfen. Das betraf rund 1000 PDFs jeden Monat und sorgte für eine Überlastung im Einkauf. Allein mit dieser Überprüfung waren fünf externe Mitarbeiter dauerhaft nur damit beschäftigt.
Dank RPA erfolgt nun die PDF-Prüfung vollautomatisiert mithilfe einer optischen Zeichenerkennung (OCR-Erkennung), welche die Qualifizierung der Erkennungsgüte erkennt und die Information aus den PDFs in SAP und Excel überträgt.
Im neuen Workflow werden menschliche Mitarbeiter nur zur Prüfung von Abweichungen einbezogen, die der Roboter findet. Das Unternehmen profitiert von Schnelligkeit und einer hohen Qualität dank der nachvollziehbaren Dokumentation, aus der hervorgeht, wo es zu welchem Zeitpunkt Abweichungen gab und welcher Mitarbeiter diese überprüft hat.
Der Einsatz von RPA ist denkbar einfach. Sie können Ihren Softwarerobotern dank der Verwendung von Drag-and-Drop-Schnittstellen und visuellen Workflows direkt und übersichtlich die zu erledigenden Aufgaben zuweisen.
Ist RPA die Lösung zur Optimierung von (Teil-)Prozessen in Ihrem Unternehmen? Dieser Frage gehen Sie am besten in einem Workshop auf den Grund. In einem Workshop werden die Anforderungen und mögliche Lösungsvarianten erarbeitet, auf deren Grundlage eine Technologie sowie ein Anbieter ausgewählt werden können. Es geht auch darum, RPA-geeignete Prozesse zu ermitteln und die geeigneten Mittel und Methoden zur Prozessdokumentation zu bestimmen.
Einen einfachen Start bietet die Telekom MMS mit dem Proof of Concept als Grundlage für den RPA-Betrieb. Darüber hinaus bieten wir fachliche Unterstützung und Support für eine kundeneigene RPA-Plattform.
Wie integriere ich RPA in meine bestehenden Prozesse?
Zur eigentlichen Implementierung und Einführung der RPA-Lösung gehören die Beschaffung von Lizenzen, der Aufbau der RPA-Plattform sowie Schulungen und Trainings für Mitarbeiter*innen. Als Alternative zur eigenen Plattform besteht auch die Möglichkeit, einen Cloud Robot bzw. Robot-as-a-Service zu nutzen. Das ist ein zentraler Server zum Managen der RPA-Lösung.
Die Integration von RPA können Sie in zwei Schritten durchführen:
- Evaluation einer passenden RPA-Lösung
- Ermittlung RPA-geeigneter Prozesse:
- Toolauswahl & Beschaffung von Lizenzen
- Aufbau von RPA-Plattformen
- Automatisierung von Prozessen
- Schulungen und Trainings für Mitarbeiter
Tipp: Wer keine eigene Plattform aufbauen möchte, kann Cloud Robot bzw. Robot-as-a-Service nutzen, einen zentralen Server zum Managen der RPA-Lösung. Die Telekom MMS bietet mit dem Proof of Concept einen einfachen Start. Auf dieser Grundlage können Sie den Betrieb plus fachliche Unterstützung und Support für eine kundeneigene RPA-Plattform umsetzen.
Bringen Sie mit der Implementierung von RPA Ihr Unternehmen voran, indem Sie mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite (Teil-)Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren. Auf diese Weise erhöhen Sie die Prozessqualität, setzen Ressourcen frei und sichern sich entscheidende Wettbewerbsvorteile!
Trendbook Hyperautomation
Wie lassen sich Geschäftsabläufe radikal beschleunigen? In unserem Trendbook zeigen wir Ihnen an Best Practice Beispielen, wie Unternehmen schnell auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren können - unter Einsatz smarter Technologien und Hyperautomation. Erfahren Sie mehr zur Verknüpfung von RPA und künstlicher Intelligenz im Trendbook "Hyperautomation".
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