Laut bitkom setzen bisher vier von zehn Unternehmen auf E-Rechnungen. Ab dem 1. Januar 2025 werden elektronische Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland zur Pflicht. Grundlage dieser Regelung ist das Wachstumschancengesetz, das unter anderem die Digitalisierung von Geschäftsprozessen fördern soll. Unternehmen müssen mit Beginn des neuen Jahres elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und die revisionssichere Archivierung sicherstellen. Eine Übergangsregelung ist nur für die Ausstellung von Rechnungen vorgesehen. Mit P!ONE bietet die Deutsche Telekom MMS eine umfassende und benutzerfreundliche Plattform unter anderem zur automatisierten Abwicklung elektronischer Rechnungen. Damit bietet die Telekom-Tochter einen leichten Einstieg besonders auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). 

Die Norm EN 16931 definiert europaweit einheitliche Anforderungen an den Inhalt und das Format elektronischer Rechnungen, um die Interoperabilität zwischen unterschiedlichen IT-Systemen sicherzustellen. Sie legt fest, welche Daten eine E-Rechnung mindestens enthalten muss, wie etwa Angaben zu Lieferanten, Kunden, Rechnungspositionen und Zahlungsinformationen. Ziel der Norm ist es, den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und mit öffentlichen Stellen effizient, fehlerfrei und rechtssicher zu gestalten. Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab 2025 wird die Norm zur zentralen Grundlage, um eine standardisierte und durchgehend digitale Kommunikation zu gewährleisten. Denn nur wenn alle Geschäftsdokumente vollständig und durchgehend maschinenlesbar verarbeitet werden und für alle Vertragsparteien einsehbar sind, bietet der digitalisierte Prozess einen Nutzen.

Eine Rechnung im PDF-Format sowie andere Formate, die nicht nach dem oben genannten Standard strukturiert sind, wie “.tif”, “.jpeg” oder “.docx”, sind zwar für die digitale, bildliche Darstellung der Rechnung geeignet, erfüllen jedoch nicht die Anforderungen für die Weiterverarbeitung. Die Formatanforderungen werden derzeit erfüllt, zum Beispiel durch die XRechnung, die bereits unter anderem im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird, oder das ZUGFeRD-Hybridformat, eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. 

Besonders im grenzüberschreitenden Handel spielt die E-Rechnung eine entscheidende Rolle. Dank europaweit einheitlicher Vorgaben, wie sie durch die Norm festgelegt werden, können Unternehmen Rechnungen problemlos über Landesgrenzen hinweg austauschen, zum Beispiel über die herstellerunabhängige Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) Infrastruktur. Das erleichtert die Zusammenarbeit mit internationalen Partnern erheblich. Gleichzeitig sorgt die elektronische Rechnungsstellung für mehr Transparenz und Nachverfolgbarkeit in den Geschäftsprozessen. Nicht zuletzt leistet die E-Rechnung auch einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit, da sie den Papierverbrauch reduziert und somit den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen verringert.

Viele KMUs stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse rechtzeitig umzustellen. P!ONE ist eine flexible Cloud-Plattform für elektronische Beschaffungsprozesse, die auch ein E-Rechnungspaket enthält, womit der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zum -empfang abgedeckt und die Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllt werden.

Die cloudbasierte P!ONE E-Rechnung ermöglicht:

• Automatische Rechnungserstellung aus Bestellungen
• Rechnungs-Upload per XML oder Webformular
• Konvertierung in standardisierte Formate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD)
• Anbindung an behördliche Rechnungsplattformen, wie Peppol
• Flexible Empfangsmöglichkeiten (EDI, Marktplatz-Portal, etc.)
• Detaillierte Datenprüfung und -validierung

Unternehmen profitieren von durchgängig digitalisierten Prozessen, reduziertem manuellen Aufwand und verbesserter Datenqualität. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

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