Social Intranet auf Basis von Haiilo Home

Konzeption und Implementierung eines Social Intranets auf Basis von Haiilo Home

Welche Funktionen braucht das neue Intranet? Welche Bedürfnisse haben die Mitarbeitenden? Und wo liegen die klaren Prioritäten? In einem Kick-Off-Workshop hat das Team von Telekom MMS gemeinsam mit der Projektleitung und zahlreichen repräsentativen Stakeholdern der Westfalen Gruppe die Anforderungen an das neue Intranet definiert und in ein umfassendes Konzept einfließen lassen.
Bei der Suche nach dem passenden Tool fiel die Wahl auf Haiilo Home, eine Social Intranet-Plattform für die Mitarbeitenden-Kommunikation. Dafür definierten die Expert*innen von Telekom MMS gemeinsam mit der Westfalen Projektleitung alle relevanten Einstellungen und Funktionen, Apps und Widgets und passten die Lösung an das Westfalen Branding an.

In der Testphase wurden Key-User zunächst für das neue System geschult und konnten anschließend zentrale Use Cases wie beispielsweise Standard-Layouts und Funktionen ausführlich auf Tauglichkeit testen. Durch diese Content-Pilotierung entstand die Blaupause für eine dauerhaft tragfähige Informationsarchitektur.

Bestehende, relevante statische Inhalte des alten Intranets fanden auf der neuen Plattform ebenso Platz wie neuer, dynamischer Content, etwa aktuelle News aus dem Management, aus den Business Units und zu den Projekten. Mit Haiilo Home sind Mitarbeitende nicht nur jederzeit bestmöglich über alle relevanten Unternehmensthemen informiert – sie können auch direkt auf andere interne Ressourcen abspringen, beispielsweise auf Employee Self Service-Lösungen.

Damit alle Mitarbeitenden in den europäischen Landesgesellschaften wie etwa in den Niederlanden muttersprachlich in der Lösung miteinander kommunizieren können, entschied die Westfalen Gruppe im engen Austausch mit den Expert*innen von Telekom MMS, neben den zwei Unternehmenssprachen Deutsch und Englisch weitere Landessprachen zu implementieren, um die bestmögliche Akzeptanz für die Lösung zu erzielen.
Bei der Implementierung von Haiilo Home war Telekom MMS sowohl für die technische Umsetzung als auch für weitere technische Unterstützungsleistungen verantwortlich. Um eine hohe Akzeptanz sicherzustellen, bot Telekom außerdem Schulungen für alle Redakteur*innen an.

Neues Intranet stärkt Zusammenhalt

Die nutzungsfreundliche Intranet-Lösung Haiilo Home bietet den Mitarbeitenden eine neue digitale Heimat – hier können sie sich aktiv austauschen und untereinander vernetzen. Vom Büro über die Produktion bis in den Außendienst und über alle Ländergrenzen hinweg – die Einbeziehung aller Mitarbeitenden fördert nicht nur ihre Verbundenheit und erhöht die Motivation, sondern stärkt auch ihre Identifikation mit dem Unternehmen gruppenweit.

Gemeinschaft im Sinne der Unternehmenswerte #Zusammenhalt und #Freude stiftet dabei auch ein Tippspiel-Plug-In von der Telekom MMS, das erstmalig zur Fußball-EM 2024 zum Einsatz kam und zur Akzeptanz des Social Intranets durch die Mitarbeitenden beiträgt.

Durch die flexible Abrufbarkeit der Plattform über die mobile App spielt es auch keine Rolle mehr, an welchem Ort man sich befindet – der Zugriff ist von überall möglich.
Dank der einheitlichen Informationsarchitektur und einfachen Redaktionsfunktionen können Redakteur*innen Content nun deutlich schneller und unkompliziert veröffentlichen. News werden dadurch noch aktueller und relevanter, die Redaktion effizienter. Insbesondere die individuelle Mischung aus verpflichtenden und weiteren abonnierten Inhalten findet ein hohes Maß an Akzeptanz.