Referenz ISS World Services

Ist hier noch frei?

Büroräume effizient nutzen mit der ISS Workplace-App

ISS ist ein global agierendes Unternehmen für Facility-Management und Workplace Experience. Mit einer Vielzahl an integrierten Facility-Services unterstützt die ISS ihre Mitarbeitenden und ihre Kund*innen, den Arbeitsalltag effizienter zu organisieren und ein angenehmes, produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Gemeinsam mit Telekom MMS entwickelte die ISS eine Workplace-App, über die standortbezogenen Dienstleistungen abgerufen werden können. Eine sensorbasierte Anzeige informiert in Echtzeit über die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und ermöglicht ein automatisches Check-in bei der Ankunft.

Referenz im Überblick

Aufgabe

Umsetzung einer digitalen Lösung, um die Organisation des Büroalltags für die Mitarbeitenden einfacher zu gestalten

Lösung

Individuell entwickelte, IoT-basierte Lösung mit mobiler App, Desktop- und Kioskvariante sowie zentraler Plattform

Ergebnis

Effizientere Arbeitsorganisation und höhere Produktivität der Mitarbeitenden durch die effiziente Organisation ihres Arbeitsalltags

Nutzen für unseren Kunden

Überblick über Raumauslastung bietet Optimierungs- und Einsparpotenzial, etwa bei Energie- und Reinigungskosten
Fokus der Mitarbeitenden auf Produktivität und Kollaboration
Zusätzlicher Facility Service für ISS-Mitarbeitende und Kund*innen, der weltweit nutzbar und skalierbar ist

Anforderungen

Lösung

Nutzen

Anforderungen

Mobile App für effiziente Raumsuche

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist es das Ziel, die Kund*innen und ihre Mitarbeitenden mit passenden Tools in ihrem Arbeitstag zu unterstützen und ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Variable Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten von zu Hause und unterwegs sind gelebter Alltag in vielen Unternehmen. Fest zugewiesene Büroarbeitsplätze, die permanent belegt sind, werden deshalb immer seltener. Das macht die Auslastungsplanung von Büroräumen und -flächen schwierig.

Die ISS suchte nach einer Lösung, welche die Mitarbeitenden mit integrierten Facility-Services in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Gleichzeitig sollte die mobile Applikation dem Informationsaustausch dienen, etwa zur Kontaktaufnahme mit dem Servicedesk, oder über Veranstaltungen am Standort Auskunft geben. Weiterhin sollten Nutzungs- und Auslastungsdaten von Bürogebäuden digital erfasst, analysiert und in Echtzeit bereitstellt werden.

Um dies Mitarbeitenden an möglichst vielen Standorten und gleichzeitig auch ISS-Kund*innen anbieten zu können, war es erforderlich, dass die Lösung skalierbar und individuell anpassbar ist.

Lösung

Sensoren erfassen die Arbeitsplatzbelegung

Um den vielfältigen Anforderungen umfassend gerecht zu werden, entwickelte das Team von Telekom MMS gemeinsam mit ISS eine digitale, IoT-basierte Workplace-App. Anwender*innen können die Applikation sowohl mit dem Smartphone (Android und iOS) als auch in einer Desktop- und Kioskvariante nutzen.

Vor Ort im Gebäude erfassen Sensoren Bewegungsdaten an den Schreibtischen und senden diese zur Plattform. Auf diese Weise ist es möglich, die Belegung aller Arbeitsplätze nahezu in Echtzeit zu monitoren. Bei Verfügbarkeit ist der gewünschte Platz über die App buchbar. Auch der Weg dorthin oder zum gebuchten Meetingraum kann mithilfe von Beacon-basierter Indoor-Navigation leicht gefunden werden. In Kombination mit GPS ist zudem das Navigieren auf dem gesamten Campus möglich. Die App dient auch als zentrales Medium für die Vermittlung von speziellen Dienstleistungen der ISS oder von Drittanbietern.

Die mandantenfähige Plattform hat das Team der Telekom MMS individuell für die ISS entwickelt und dient als Schnittstelle für alle relevanten Systeme wie der Verfügbarkeitsanzeige und der Büroorganisations-App. Ein Headless Content-Management-System ermöglicht es, Features und Funktionalitäten bis auf Standortebene zu konfigurieren und Inhalte zu verwalten und zu pflegen. Die App läuft in mehreren Sprachen und lässt sich, ähnlich einer White-Label-Lösung, an das Corporate Design des jeweiligen ISS-Kunden anpassen.

Nutzen

Effiziente Raum-Nutzung dank smarter Services

Die Transparenz über die tatsächliche Belegung von Räumen birgt für Mieter*innen von ISS-Immobilien ein enormes Optimierungspotenzial: Dauerhaft ungenutzte Flächen können etwa abgemietet werden. Außerdem ist für unbesetzte Arbeitsplätze und schwach frequentierten Gebäudebereiche weniger Reinigungsaufwand, Strom und Heizenergie notwendig.

Mitarbeitende in ISS-Immobilien profitieren von weniger Organisationsaufwand: nicht nur freie Arbeitsplätze werden mit der Workplace-App schneller gefunden, Teams können sich auch zusammen liegende Spaces ohne großen Aufwand buchen, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit führt. Durch die vereinfachte, schnelle Platz- und Raumsuche sparen die Mitarbeitenden täglich Arbeitszeit und sind produktiver.

Für ISS ist die Workplace-App ein gelungenes Innovationsprojekt. Sie wurde inzwischen in das ISS-Standard-Portfolio aufgenommen und kann von allen Kund*innen verwendet werden. Derzeit greifen rund 90.000 Nutzer*innen aus neun Unternehmen in rund 1.800 Gebäuden an rund 240 Standorten weltweit auf die Plattform zu.

Über ISS World Services

Die ISS Facility Services S.A. ist ein Serviceunternehmen im Bereich Gebäudemanagement und Workplace Experience mit Sitz in Kopenhagen. Die Dienstleistungen umfassen unter anderem Technisches Gebäudemanagement, Reinigung, Food Services, Sicherheitsdienste, Support Services sowie Integrated Property-Facility Management. ISS beschäftigt fast 350.000 Mitarbeitende.

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