Denn bereits mit kleinen Kniffen kann man in PowerPoint Großes bewirken und lernen, mit Stolperfallen umzugehen. Das Online-Seminar vermittelte neun Tipps für die Gestaltung von Präsentationen. Dabei geht es vor allem darum, wie Texte, Grafiken und Farben ausgewählt werden sollten, dass sie für Personen mit verschiedenen Arten von Beeinträchtigungen leichter zu erfassen sind.

Ein inklusives Design ermöglicht es jedem die Informationen zugänglich zu machen, unabhängig von ihren individuellen Fähigkeiten oder Bedürfnissen.

Zu den Metadaten einer Präsentation gehören der Dokumenttitel, Dateiname und die Sprache der Präsentation.

Über die Registerkarte Datei > Informationen > Titel können Sie den Dokumenttitel festlegen. Dieser sollte sprechend sein, das heißt aussagekräftig und passend zur Präsentation.  Der Dateiname sollte ebenfalls sprechend und eindeutig sein.

Die Sprache der Präsentation kann unter Datei > Optionen > Sprache > Erstellungssprachen und Korrekturhilfen festgelegt werden.

Jede Folie der Präsentation sollte einen eigenen Folientitel besitzen. Jeder Folientitel sollte eindeutig sein und nur einmal in der Präsentation vorkommen. Bei zweizeiligen Folientiteln sollte am Ende der ersten Zeile ein Leerzeichen nach dem letzten Wort der Zeile eingefügt werden.

Beschreiben Sie während der Präsentation alles, was auf Ihren Folien zu sehen ist. Wenn die Präsentation im Nachgang verschickt wird, benötigen alle informative Grafiken einen Alternativtext. Mit dem Alternativtext erfahren blinde Menschen, was auf Ihren Abbildungen zu sehen ist.

In PowerPoint können grafischen Elemente wie Bilder, Logos, SmartArt-Grafiken, Formen, gruppierte Formen, Diagramme sowie eingebettete Objekte und Videos genutzt werden.

Mit einem Rechtsklick auf das grafische Element öffnet sich ein Menü. Dort wählen Sie dann Alternativtext bearbeiten > Alternativtext eingeben, um einen Alternativtext hinzuzufügen.

Layoutgrafiken vermitteln keine Informationen und sollten als dekorativ ausgezeichnet werden. Das machen Sie mit einem Rechtsklick auf die Grafik unter Alternativtext bearbeiten > Checkbox: Als dekorativ markieren.

Wenn die Präsentation im Nachgang verschickt wird, müssen komplexe Grafiken, die mit Freiformen erstellt wurden, gruppiert werden. Für die Gruppierung wird dann ein beschreibenden Alternativtext hinterlegt. Dieser Alternativtext sollte auch die Information enthalten, wo eine beschreibende textliche Alternative zu finden ist. Die beschreibende textliche Alternative – bspw. als Erklärungstext oder Tabelle – sollte direkt nach der Gruppierung platziert werden.

Ein guter Kontrastabstand sorgt für eine gute Unterscheidbarkeit zwischen Information und Hintergrund. Auch die Lesbarkeit von Inhalten wird dadurch verbessert.

• Mindestkontrast für normalen Text: mindestens 4,5:1 (kleiner 18 pt bzw. 14 pt fett)
• Mindestkontrast für großen Text: mindestens 3:1 (ab 18 pt bzw. 14 pt fett)
• Mindestkontrast für grafische Inhalte wie informative Abbildungen: mindestens 3:1

Kontrastabstände zwischen zwei Farben lassen sich mit kostenlosen Tools ermitteln: Color Contrast Analyser (CCA) von TPGi.

Farben sollten nicht als einziges Mittel zur Vermittlung von Informationen verwendet werden. Stattdessen können zusätzliche Merkmale bei Schaubildern und Diagrammen hinzugefügt werden. Um Informationen über Diagramme zu übermitteln, sollten nicht nur Farben, sondern zusätzlich Muster, die sich gut voneinander unterscheiden lassen, verwendet werden.

Beachten Sie, dass der Mindestkontrast der Farbe des Musters zum Hintergrund mindestens 3,0:1 beträgt. Muster für Diagramme können Sie über Datenreihe formatieren > Füllung und Linie > Musterfüllung festlegen.

Beim Verschicken der Präsentation ist es hilfreich, zusätzlich eine Tabellenalternative für Diagramme mit anzubieten.

Verweise auf Websites, Dateien oder E-Mail-Adressen sollten als Hyperlinks mit sprechenden Link-Texten gesetzt werden. Achten Sie dabei darauf, dass Sie sprechende und aussagekräftige Link-Beschriftungen verwenden und echte aktive Hyperlinks für Tastaturnutzende setzen.

• Links auf Dateien enthalten im Link-Text das Dateiformat, bspw. „Schulungskatalog auf 123-barrierefrei.de (PDF)“
• Links auf eine Website enthalten die Domain, bspw. „Barrierefreiheit auf wikipedia.de“

Die Links sind visuell gut von anderen Inhalten unterscheidbar und nicht nur über Farbe erkennbar, bspw.  sind sie zusätzlich auch unterstrichen. Außerdem können Sie zusätzlich QR-Codes nutzen - beachten Sie, eine zusätzliche Alternative mit aussagekräftigen Linktext anzubieten.

Die Lesereihenfolge ist zentral, wenn z. B. blinde Menschen Ihre Präsentation mit einem Screenreader lesen. Daher sollte diese auch der logischen Reihenfolge auf der Folie entsprechen, wie Sehende diese lesen würden.

Folieninhalte manuell sortieren über die Registerkarte Überprüfen > Barrierefreiheit prüfen > Lesereihenfolge prüfen > Reihenfolge prüfen.

Elemente können mit Drag & Drop oder Pfeiltasten sortiert werden, wobei das Folien-Design erhalten bleibt. Wenn Sie die Checkbox deaktivieren, wird das Element in der Lesereihenfolge ignoriert.

Verwenden Sie integrierte Foliendesigns. Um den Folienmaster aufzurufen, gehen Sie auf Ansicht > Masteransichten > Folienmaster.

Dort können Sie Platzhalter für Texte, Überschriften und Bilder verwenden sowie die Lesereihenfolge für alle Folien-Designs festlegen. Wählen Sie gut lesbare Schriftarten aus und benennen Sie Ihre Masterfolien aussagekräftig unter Folienmaster > Master bearbeiten > Umbenennen.

Wenn Sie mit Ihrer Präsentation fertig seid, rufen Sie die PowerPoint-Barrierefreiheitsprüfung auf: Registerkarte Überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen ODER Datei > Informationen > Auf Probleme prüfen > Barrierefreiheit prüfen.

Diese automatische Prüfung überprüft u.a., ob Alternativtexte für informative Bilder, Formen, Diagramme und Videos hinterlegt sind, ob jede Folie einen eindeutigen Folientitel hat, und ob die Lesereihenfolge Ihrer Folien von der Masterfolie abweicht. In den Prüfergebnissen gibt es Hinweise und Tipps, um bestehende Barrierefreiheitsprobleme nachzubessern.

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